Monday 28 March 2011

Kearsipan Sistem Abjad

Pengertian Kearsipan Sistem Abjad

Adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad.
Dalam penyusunannya setiap map (folder) menunjukkan nama korespondennya serta disusun berdasarkan abjad sesuai dengan warkat yang ada.

Sistem abjad ini merupakan sistem penyimpanan yang sederhana dan mudah dalam menentukan dokumen, dimana petugas bisa langsung ke file penyimpanan dan melihat huruf abjad, tanpa melalui alat bantu seperti indeks yang disebut juga dengan sistem arsip langsung (direct filing system)

Sistem abjad umumnya dipilih sebagai sistem penyimpanan arsip karena:

1. Dokumen sering dicari dan diminta melalui nama.
2. Petugas menginginkan agar dokumen dari nama yang sama.
3. Jumlah langganan yang berkomunikasi banyak.
4. Nama lebih mudah diingat oleh siapapun.

ISTILAH-ISTILAH DALAM SISTEM ABJAD :

1. Kode
Adalah tanda atau simbol yang dibubuhkan pada lembaran warkat. Kode ditulis dengan pensil pada lembaran warkat sebagai pedoman penyimpanan.
2. Indeks
Suatu daftar atau tabel yang dipergunakan dalam pekerjaan kearsipan.
3. Mengindeks
Kegiatan membagi nama/judul atas beberapa unit.
4. Unit
Bagian terkecil dari suatu nama/judul.
5. Kode Arsip
Diambil dari abjad pertama dari unit pertama.

Peraturan Mengindeks

Dalam sistem abjad, biasanya yang di indeks dan diberi kode adalah nama orang, perusahaan, instansi pemerintah serta organisasi/perhimpunan.

Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode Nama Orang, dibedakan atas:

1. Peraturan mengindeks nama orang Indonesia
a.1. Nama Tunggal, yaitu nama yang terdiri dari satu kata diindeks sebagai mana nama itu ditulis.
Contoh:

a.2. Nama Ganda, adalah nama yang terdiri dari lebih satu kata diindeks berdasarkan nama akhir.
Contoh:

a.3. Nama keluarga, suku dan marga.
Nama orang yang diikuti nama keluarga (Jawa), atau nama suku/marga/kaum (Minang, Batak, dll) diindeks berdasarkan nama keluarga, suku, marga, dll
Contoh:

a.4. Nama yang memakai singkatan di depan atau di belakang
Contoh:

a.5. Nama yang memakai gelar kebangsawanan, keagamaan, kesarjanaan dan kepangkatan.
Contoh:

a.6. Nama orang Indonesia dengan urutan kelahiran (orang Bali) diutamakan nama diri, diikuti urutan kelahiran dan gelar kalau ada.
Contoh:

a.7. Nama yang didahului nama Baptis, maka yang diindeks adalah nama aslinya.
Contoh:

a.8. Nama wanita yang diikuti nama suami, keluarga suami,atau nama orang tuanya termasuk nama yang memakai tanda hubung diutamakan nama suami, keluarga suami atau nama keluarganya.

a.9. Nama yang memakai kata bin, binti, dan al. Diindeks menjadi satu nama dalam satu unit.
Contoh:

a.10. Nama orang yang masih memakai ejaan lama, diindeks berdasarkan nama dalam ejaan tersebut dan diberi Lembar penunjuk silang untuk melihat nama dalam ejaan baru
Contoh:

2. Peraturan mengindeks nama orang asing, yang dibedakan atas :
b.1. Nama orang Barat, Jepang, India, Korea dan sejenisnya, diindeks berdasarkan nama keluarga dan biasanya terdapat setelah nama asli.
Contoh:

b.2. Nama orang Eropa yang memakai tanda penghubung, diindeks sebagai satu kata.
Contoh:

b.3. Nama ketiga (surname) orang barat yang diikuti dengan Prefiks (awalan) Seperti : A, D, Del, Dela, Des, L, Le, Mc, St, Fitzs, dll.
Contoh:

b.4. Nama orang Cina dan Korea. Diindeks tetap nama keluarga, karena nama keluarga berada di depan nama
Contoh:


Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode Nama Perusahaan

1. Nama perusahaan pada umumnya
Nama perusahaan, toko, kantor, yang diutamakan adalah nama yang dipentingkan baru diikuti jenis badan hukum atau kegiatannya.
Contoh :
2. Nama Bank atau Perusahaan yang disingkat
Harus diperpanjang kemudian diindeks sesuai nama.
Contoh :
3. Nama perusahaan yang terdiri dari angka dan nama perusahaan yang menggunakan huruf, dan yang memakai tanda penghubung.
Contoh :
4. Nama badan usaha yang bergerak dibdang pendidikan
Contoh :


2. Kearsipan Sistem Masalah


Daftar Klasifikasi

1. Kearsipan Sistem Abjad (alphabetic filing system)

Posted by: putrinet on: November 4, 2008


Dari 5 sistem kearsipan yang kita kenal
pada materi ini akan dibahas bagaimana mempraktekkan kearsipan sistem Masalah.

Kearsipan Sistem Masalah adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan masalah/ pokok isi surat.

Dalam hal ini surat-surat disimpan berdasarkan perihal surat, misalnya surat ijin pegawai disimpan dalam kelompok surat ijin, surat tentang keuangan disimpan di kelompok keuangan, dan sebagainya.



Daftar klasifikasi dalam kearsipan merupakan suatu pedoman untuk pemberian kode arsip sekaligus merupakan pedoman penyimpanan dan penemuan kembali arsip.

Khusus dalam kearsipan sistem masalah daftar klasifikasi dibuat lebih dahulu dan ditetapkan oleh organisasi untuk dijadikan sebagai pedoman. Untuk organisasi yang kecil biasanya klasifikasinya hanya berdasarkan masalah utama, untuk organisasi tingkat menengah klasifikasi berdasarkan masalah utama dan sub masalah, sedangkan untuk organisasi yang besar klasifikasi dibuat berdasarkan masalah utama, sub masalah dan sub-sub masalah.
Berikut contoh untuk ketiga klasifikasi tersebut:

Masalah/subjek

- Hubungan Masyarakat, Kodenya HM
- Kepegawaian, Kodenya KP
- Keuangan, Kodenya KU
- Perlengkapan , Kodenya LK

HM, KP, KU, LK, ….dst dapat digunakan sebagai kode Odner/Folder.

Masalah Utama


Sub Masalah

1. Keuangan



2. Kepegawaian

3. .......... dst



A.1. Gaji
A.2. Pajak
A.3. Kredit

B.1. Pengadaan
B.2. Pengangkatan
B.3. Cuti

A (Keuangan), B (Kepegawaian). C ........dst dapat digunakan sebagai kode Laci, sedangkan A.1. A.2. A.3, dan B.1, B.2, B.3. dapat digunakan sebagai kode Guide.

A (Keuangan), B (Kepegawaian). C ........dst dapat digunakan sebagai kode Laci, sedangkan A.1. A.2. A.3, dan B.1, B.2, B.3. dapat digunakan sebagai kode Guide.




Contoh daftar klasifikasi

Masalah
Lajur Utama
A. Keuangan

Sub Masalah
Lajur pembantu

A .1. Gaji



A.2. Pajak



A.3. Kredit


Sub-sub Masalah
Lajur Kelompok Kecil
A.1.1. Gaji Bulanan
A.1.2. Upah Mingguan
A.1.3. Upah Harian

A (Keuangan), B........dst dapat digunakan sebagai kode Laci, sedangkan A.1. A.2. dapat digunakan sebagai kode Guide, A.1.1, A.1.2, A.1.3, A.2.1, A.2.2, A.2.3 .... dst dapat digunakan sebagai kode folder.

Jenis Perlengkapan Arsip

Jenis Perlengkapan Kearsipan Sistem Masalah Meliputi :

1. Filing Cabinet
2. Guide
3. Map/folder
4. Kotak Sortir


Dari berbagai perlengkapan di atas pemberian kode-kodenya disesuaikan dengan klasifikasi yang ditetapkan dalam kearsipan sistem masalah.

Keterangan Jenis perlengkapan :

1. Filing Cabinet ( lemari tempat menyimpan arsip )
Banyaknya sesuai dengan daftar klasifikasi yang di tentukan, jika ada 10 kode laci misalnya
Diperlukan2 buah filing cabinet yang masing-masing berisi 5 laci.

2. Guide (Kertas/karton dengan ukuran tertentu yang berfungsi sebagai petunjuk, pembatas dan penyangga Deretan arsip).
Jumlahnya sebanyak pembagian pada sub masalah.

3. Map (folder)
Jumlahnya sebanyak pembagian pada sub-sub masalah.

4. Kotak Sortir ( Kotak yang terdiri dari beberapa bagian untuk memisahkan arsip )
Disiapkan sesuai kebutuhan.

5. Kartu Indek ( Lemari dengan laci laci kecil untuk menyimpan kartu indeks )
Disiapkan bila diperlukan.





Prosedur Penyimpanan Arsip

Langkah-langkah untuk menyimpan arsip:

1. Meneliti dan membaca warkat
Untuk memastikan surat/warkat tersebut siap disimpan.

2. Mengindeks
Menafsirkan masalah surat/warkat yang akan disimpan dan mencocokan dengan daftar klasifikasi, kemudian mencatatkan pada kartu indeks.

3. Memberi kode
Membubuhkan kode yang diambil dari daftar klasifikasi sesuai dengan permasalahan surat pada bagian surat yang akan disimpan. Contoh surat dari ibu Andini yang mengajukan cuti kerja maka dapat diberi kode “ KEPEGAWAIAN “
"CUTI"

4. Menyortir
Surat/warkat yang akan disimpan banyak maka perlu disortir dengan memasukkan surat kedalam kotak sortir berurutan sesuai kode tujuannya untuk memudahkan penyimpanan.

5. Menyimpan
Memasukan surat/warkat yang sudah diberi kode ke dalam filing cabinet sesuai kode tersebut.

Prosedur Penemuan Arsip

Bila seorang pejabat ingin meminjam arsip maka dapat dilayani dengan langkah-langkah sebagai berikut :

1. Pastikan kode arsip yang akan dipinjam
(tanyakan jenis arsip yang akan dipinjam lalu lihat daftar klasifikasi untuk memastikan kodenya).
2. Carilah Filing Cabinet sesuai kode yang telah ditentukan.
3. Cari dan ambil arsip yang dinginkan dan ganti dengan bon pinjaman.
4. Serahkan arsip kepada peminjam.

Contoh : Seorang pejabat meminjam arsip PPh dari seorang pegawai bernama Budi maka petugas arsip melihat daftar klasifikasi yang ada dan dipastikan surat tersebut dapat ditemukan di laci keuangan, guide A.2. (pajak) dan pada Map/folder A.2.1. (PPh). Maka petugas dapat mengujungi filing cabinet dimaksud dan mengambil arsip yang dipinjam tersebut. Lihat Artikel Asli di http://tomat1610.blogspot.com

No comments:

Post a Comment

Berikan Komentar Anda Agar Menjadi Lebih Baik